Informativa sulla privacy
Ultimo aggiornamento: 6 agosto 2026
Questa informativa descrive come SecretarIA tratta i dati personali. SecretarIA è un servizio di Soluzione Smart di Emanuele Pagliaro, P.IVA IT02819870391, con sede in Via Vecchia Corriera 14, 48033 Barbiano (RA), Italia — di seguito "SecretarIA", "noi".
SecretarIA fornisce Sofia, un'assistente basata su intelligenza artificiale che risponde su WhatsApp per conto di attività commerciali (centri estetici, parrucchieri, studi e simili), gestendo richieste di informazioni, prenotazioni e promemoria.
1. Chi tratta i dati, e in che ruolo
Nel servizio convivono due rapporti distinti, ed è importante tenerli separati.
Dati dei nostri clienti (le attività commerciali)
Per i dati del titolare dell'attività che sottoscrive SecretarIA — nome, email, telefono, dati di fatturazione, dati dell'esercizio — agiamo come titolare del trattamento.
Dati dei clienti finali dell'attività
Per i dati delle persone che scrivono su WhatsApp all'attività — numero di telefono, nome, contenuto dei messaggi, appuntamenti — agiamo come responsabile del trattamento per conto dell'attività, che ne resta titolare. L'attività è responsabile di informare i propri clienti e di raccogliere, dove richiesto, il consenso necessario.
2. Quali dati trattiamo
| Categoria | Dati | Perché |
|---|---|---|
| Account cliente | Nome, email, telefono, ragione sociale, P.IVA, indirizzo | Attivare il servizio, fatturare, fornire assistenza |
| Configurazione | Orari, listino, servizi offerti, testi personalizzati | Permettere a Sofia di rispondere correttamente |
| Conversazioni WhatsApp | Numero di telefono, nome profilo, testo dei messaggi, data e ora | Rispondere alle richieste, gestire prenotazioni e promemoria |
| Rubrica e storico (funzione Coexistence) | Contatti WhatsApp dell'attività e cronologia delle conversazioni precedenti | Consentire la continuità del servizio quando l'attività collega un numero già in uso |
| Appuntamenti | Data, ora, servizio richiesto, nominativo | Gestire l'agenda e inviare promemoria |
| Dati tecnici | Log applicativi, identificativi tecnici, errori | Sicurezza, diagnosi dei malfunzionamenti |
Non richiediamo né trattiamo intenzionalmente dati sanitari o altre categorie particolari di dati. Se un cliente finale li inserisce spontaneamente in un messaggio, restano trattati come contenuto della conversazione e non vengono usati per altre finalità.
3. Base giuridica
- Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) — per fornire il servizio ai nostri clienti.
- Obbligo legale (art. 6.1.c) — per fatturazione e adempimenti fiscali.
- Legittimo interesse (art. 6.1.f) — per sicurezza, prevenzione degli abusi e miglioramento tecnico del servizio.
- Per i dati dei clienti finali, la base giuridica è determinata dall'attività titolare del trattamento.
4. A chi comunichiamo i dati
Ci avvaliamo dei seguenti fornitori, che trattano i dati come responsabili per nostro conto o per conto dei nostri clienti:
| Fornitore | Finalità | Dove |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. | WhatsApp Business Platform — trasmissione dei messaggi | UE / extra-UE |
| Anthropic PBC | Generazione delle risposte di Sofia | Stati Uniti |
| Supabase Inc. | Database e archiviazione | Unione Europea (Irlanda) |
| Vercel Inc. | Hosting dell'applicazione | Unione Europea / Stati Uniti |
| Google Ireland Ltd. | Sincronizzazione del calendario, se attivata dal cliente | UE / extra-UE |
I trasferimenti verso paesi extra-UE avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o di altre garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44-49 GDPR.
Non vendiamo dati personali e non li cediamo a terzi per finalità di marketing.
5. Per quanto tempo li conserviamo
- Dati dell'account: per la durata del contratto e 12 mesi dopo la cessazione.
- Conversazioni e appuntamenti: per la durata del contratto; su richiesta dell'attività cliente vengono cancellati prima.
- Dati di fatturazione: 10 anni, come previsto dalla normativa fiscale italiana.
- Log tecnici: massimo 12 mesi.
6. I tuoi diritti
Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR hai diritto di chiedere accesso ai tuoi dati, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, e di opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse.
Per esercitarli scrivi a info@secretaria.it. Rispondiamo entro 30 giorni.
Se sei cliente finale di un'attività che usa SecretarIA, puoi rivolgerti direttamente a quell'attività, che è titolare del trattamento dei tuoi dati: inoltreremo comunque la richiesta e collaboreremo per darvi seguito.
Per cancellare i tuoi dati puoi anche seguire la procedura descritta alla pagina Eliminazione dati.
Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
7. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: cifratura dei dati in transito (TLS) e a riposo, controllo degli accessi basato su ruoli, isolamento dei dati tra clienti diversi, verifica dell'autenticità delle richieste in arrivo, registrazione degli accessi amministrativi.
8. Minori
Il servizio non è rivolto a minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori; se veniamo a conoscenza di averlo fatto, li cancelliamo.
9. Modifiche a questa informativa
Eventuali modifiche sostanziali saranno comunicate via email ai clienti con almeno 15 giorni di preavviso e pubblicate su questa pagina, con aggiornamento della data in alto.
Titolare del trattamento
Soluzione Smart di Emanuele Pagliaro
Via Vecchia Corriera 14, 48033 Barbiano (RA), Italia
P.IVA IT02819870391
Email: info@secretaria.it